司法院檔案管理辦法

司法院 (以下簡稱本院) 檔案，由第一科檔案室統一編號集中管理。但各 單位對承辦之案卷，為調用便利得自行分類編號，送交檔案室管理。

經本院收發編列總收發文號之文件除別有規定外，必須歸檔。各處、科、 室收發之文件，亦得歸檔。

本院對歸檔案卷整理，準照行政院頒行之檔案分類目錄規定，分別門、類 、綱、目，並依其所列阿拉伯數字為代號，填於卷面專欄，以示區分。但 本院得視實際情形，簡化之。

為使承辦人員明瞭歸檔案卷之檔號案號，本院之公文經辦登記卡由收文人 員複寫三聯單，其第一聯 (紅粉色) 送研考單位，第二聯 (黃色) 第三聯 (白色) 附著於來文送各單位。第三聯 (白色) 由承辦人將處理情形填送 研考單位。第二聯 (黃色) 連同公文送檔案室，俟編定檔號、案號後，將 其號碼列入，再退還各單位承辦人，承辦人將號碼登入歸檔簿，以便照號 調卷。創稿案件，由檔案室自行填寫登記卡第二聯，送交各承辦人登記。

本院各單位承辦人負責歸檔，設置歸檔簿，妥為保管。

檔案室建立檔案索引簿，索引簿以總收文號為準，無總收文號者以總發文 號為準，無總發文號者，以各該單位發文號為準。並將每件公文之檔號案 號填於索引簿號碼欄內，以利迅速調卷。

各承辦人員於經辦案件終結後，須歸檔時，應依該案進展連續情形整理文 件，在各單位歸檔簿上，詳為填明各欄後，送檔案室簽收。

密件解密後歸檔。其久難解密必須歸檔者，應由承辦人員密封不記案由， 另行編號歸檔，非經秘書長之核准，不得調閱。

雜項文件或僅以批「存」處理之文件，承辦人員依類歸檔。

檔案室簽收案卷，應注意左列事項： 一、收發文是否為原件。 二、本文與附件是否齊全。 三、文書處理手續上有無欠缺。 四、有無附送公文經辦登記卡。 五、有無污損或與本案無關文件。

檔案室對歸檔之案卷，應接補其破損，理平其皺折，以右上角為準，先後 為序，整理齊正，然後裝訂成冊。

案卷整理後，應按文卷內容撰擬卷名，書寫卷面，繕製目錄，登記檔號案 號於索引簿，並將填妥之公文經辦登記卡第三聯退還歸檔單位。

案卷依年編定檔號、案號，應登記於卷宗目錄表，並詳為核對無誤後，加 貼封簽蓋用檔案室「封」字印章後，放入卷櫃。

檔案室編訂卷宗，應於卷面標明年號、檔號及案卷，檔號之編製按門、類 、綱、目以次用數字代之，其前二位數字為門、第三位為類，小數後為綱 ，括號內為目。

存放檔案之倉庫 (或處所) 應注意清潔整齊，通風防濕，並設置防火防水 防盜設備，不時散置藥物，以免鼠咬蟲蛀。

檔案管理人員對所保管之檔案，應妥善管理，隨時檢查，以策安全。

本院各單位調用案卷，應用調卷單。

調卷人員對調卷單所列之年號，收發文字號、檔號、案號等欄，均應填註 明白，簽名蓋章，並留存根備查。非承辦單位調卷應經原承辦單位主管同 意。歸還時，應將原調卷單收回。

調用檔案應按期送還，逾期檔案室得酌情催還，其仍須留用參考者，應以 書面知復。

調用檔卷人，對調用之檔卷，應妥為保管，不得有拆封塗改或外借情事， 檔案室收到送還之檔卷，應於檢查無誤後，仍放置原處。

檔案如有損失，應查明責任，報請議處。原承辦單位應依據各種簿冊紀錄 及有關人員之記憶、補敘原案之大概內容，並向原案之來文受文機關查抄 其全部內容，成立補抄檔案，經秘書長核准後，再行入檔。

檔案分左列三類保存之，如法令別有規定者，從其規定： 一、關係特別重要者，應永久保存。如法令規章之制訂，修正及解釋，院 與院間之爭議機關之設立變更或撤銷，移交與印信案件，有關產權與 重大興建工程文契，及歷史文件有關之案卷。 二、關係較重要而無須永久保存者，保存十年，如政策性文件，工作計畫 與考核，有關案卷。 三、不屬前二款之尋常文件一律保存五年。 四、人民陳訴案件保存一至三年。 前項各款案件之保存期限，自結案之翌年起算。

檔案室對所保管之檔案，應每年清理一次，其應行銷燬者，應隨時清理， 先查明檢出，編列擬銷燬檔案清冊，記明其案由，會該有關單位派員審查 ，並經秘書長複核，呈請　院長核定後會同主管單位實行銷燬，其銷燬之 檔案清冊，應永久保存。

本辦法呈奉　院長核定後實施。