財政部臺北區支付處辦事細則

本細則依財政部各地區支付處組織通則第十四條制定之。

本處處理事務，除法令別有規定外，依本細則辦理。

1本處第一科、第二科、總務室、會計室、人事室。

2秘書辦事之處所，稱秘書室。電腦作業之處所，稱電子資料處理組。

3各科室掌理事項，依照各地區支付處組織通則及實際業務情況訂定之。

秘書室職掌如左：

一、關於文稿初核事項。

二、關於機要文件之登記處理事項。

三、關於計劃、管制、考核案件及工作報告之綜合處理彙編事項。

四、關於研究發展業務之綜合處理事項。

五、關於支票簽章機之管理與操作事項。

第一科職掌如左：

一、關於各機關分配預算及支付法案建檔之處理事項。

二、關於各項憑單之點收、檢查、編號、登記、分類之處理事項。

三、關於各機關簽證人員印鑑之保管、驗對、及更換之處理事項。

四、關於憑單之審核、記帳、餘額查對、覆核之處理事項。

五、關於各機關查詢支付業務之處理事項。

第二科職掌如左：

一、關於空白國庫支票之請領、保管、登記編報之處理事項。

二、關於國庫支票之簽開繕打封發事項。

三、關於國庫支票印鑑之送存更換事項。

四、關於已簽發國庫支票之附帶及特殊事件之處理事項。

五、關於兌訖國庫支票之保管及處理事項。

六、關於國庫支票誤付、重付、溢付之清理追查事項。

七、關於支付結算編報事項。

總務室職掌如左：

一、關於公文收發繕校及檔案管理事項。

二、關於印信典守事項。

三、關於本處經費之出納事項。

四、關於物品購置、財產管理、房屋修繕事項。

五、關於工役之管理事項。

六、關於庶務及不屬其他科室處理事項。

會計室職掌如左：

一、關於國庫集中支付會計之處理事項。

二、關於本處單位概 (預) 算擬訂、編審、分配及執行事項。

三、關於財務收支管理及各種憑證查核事項。

四、關於本處單位會計之處理事項。

五、關於統計編報事項。

六、關於主計人事之文件處理事項。

人事室職掌如左：

一、關於任免、訓練、遷調、俸給、送審及退休、撫卹案件之處理事項。

二、關於各項人事動態資料之建立、保管、填報、移轉事項。

三、關於分類職位之管理事項。

四、關於考績、考核之擬辦事項。

五、關于各類人事文件之處理事項。

六、其他有關人事查核事項。

1電子資料處理組職掌如左：

一、關於採用電子計算機處理之業務系統規劃、設計事項。

二、關於已規劃設計妥善之系統內程式設計、撰寫、測試、說明事項。

三、關於系統設計完成後解釋說明辦理事項。

四、關於各項檔案管理事項。

五、關於機具租購、管理、維護事項。

六、關於各項資料處理事項。

七、關於機器處理會計資料之貯存體暨處理手冊之標註、擬定、保管事項

2。

處長綜理處務，其職責如左：

一、有關支付業務與工作計畫之指示及決定。

二、概算編製與預算分配之指示及決定。

三、機密及重要文件之批閱及核判。

四、重要會議之主持與參加。

五、本處各單位工作之指揮監督。

六、本處各級人員派免考核獎懲之核定核轉。

七、其他重要公務之處理。

副處長襄助處長處理處務，其職責如左：

一、重要業務及工作計畫之參預決定。

二、處長不在處時處務之代理。

三、各種會議處長不能出席之主持。

四、文件之核閱。

五、普通文件之代判。

六、本處各單位工作推進之指導。

七、本處各單位工作及權責間題之協調與解決。

八、其他交辦事項。

秘書承處長、副處長之命處理業務，其職責如左：

一、文稿之初核。

二、機密文件之擬辦及保管。

三、工作計畫及工作報告之彙編。

四、各項綜合業務之處理。

五、其他交辦事項。

1科長 主任、組長承處長副處長之命處理本科、室、組、業務，其職責如

2左：

一、本科室組主管案件之分配審查與執行。

二、本科室組主管業務推進計畫之擬議。

三、主要文稿之撰擬。

四、本科室組文件之初核。

五、本科室組職員工作之分配與指導及考核獎懲之擬議。

六、與有關科室組之業務協調事項。

七、其他交辦事項。

1會計室主任對財政部會計長負責，依法受本處處長副處長之指揮監督處理

2業務，其職責如左：

一、本處概 (預) 算、會計表報、決算之初審。

二、各種關係現金、票據、證券之出納、及財產保管、移轉之查核。

三、本處內部審核執行工作之督導事項。

四、統計業務之規劃、

五、本室職員工作之分配與指導及考核獎懲之擬議。

六、本室人事案件之簽擬。

七、其他交辦之事項。

1人事室主任承本處處長副處長之命依法受財政部人事處之指揮監督，處理

2業務，其職責如左：

一、本處人事管理業務之規劃與改進。

二、本處人事案件之簽擬。

1人事室另設人事查核人員一人，承處長、副處長之命，依人事查核指導監

2督體系，專責辦理人事查核業務。

稽核、專員、科員、辦事員、書記，各承長官之命，處理事務。

1本處設處務會報，以處長、副處長、秘書、科長、主任組織之，其他有關

2人員得通知列席。

1建檔之處理

一、依據總預算歲出機關別各科目及金額一次輸入電子計算機建立總預算

2檔以達到控制分配預算之目的。

二、年度開始各機關歲出分配預算未奉核定前暫依總預算所列經常門各業

3務計畫年度預算十二分之一額度內編列分配概要表，先行辦理輸入電

4子計算機建立暫列分配預算檔，俟歲出分配預算核定後再結算，並沖

5減原暫列數。

三、建立各項預算分配檔支用檔。

(一) 本年度各機關分配預算分配檔及支用檔－收到財政部 (國庫署) 轉

6行之各機關歲出分配預算，應按單位及業務計畫別編寫科目性質、

7分項代號、編製分配預算概要表，依序逐筆輸入建立預算分配檔，

8並按月份將月分配檔轉記入支用檔，作為辦理支付及查對餘額之依

9據。

(二) 各機關以前年度歲出應付款預算分配檔及支用檔－會計年度結束後

10，各機關經核准轉入下年度繼續支用之歲出應付款，收到轉行之奉

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1各項憑單之點收、檢查、編號、登記、分類之處理事項。

一、各機關遞送付款 (轉帳) 憑單需填寫憑單遞送清單一式三份，一份原

2機關存查，其餘二份連同憑單送第一科簽收。

二、收件人員依照遞送清單所填逐件清點並檢查「機關名稱」「編號」是

3否相符，附件是否齊全，印鑑章有無短缺後，手續齊全者則在遞送清

4單上蓋本處收件章簽收，一份交支用機關，一份第一科存查。

三、各支用機關憑單經簽收後，即予編號、一單一號，並加蓋收件日期戳

5及填寫收到時間。

四、按編號順序登入付款 (轉帳、撥款) 憑單收件登記簿，並按憑單支票

6領取方式，用不同顏色卷夾區分，一單一夾，自領者用藍色，存帳或

7郵寄或轉帳者用黃色、外埠存帳或郵寄用粉紅色，電匯使用綠色 (撥

8還零用金帳戶者) ，撥款用白色，受款人候領者用紅色，最優先最快

9速處理。

五、每日三時半以前所收之憑單需當日辦畢，不得積壓，或緩辦，三時半

10以後收件得留作次日處理，收件日期蓋紅色，自領者用淺藍色，存帳

1各機關簽證人員印鑑之保管、驗對、及更換之處理事項

一、各支用機關簽具付款 (轉帳) 憑單，及其他支付憑證均應由機關長官

2或其授權代簽人及主辦會計人員負責為合法支用之簽證。

二、各機關蓋填簽證人員印鑑卡時，應於啟用前，填具印鑑卡一式三份，

3函送本處，以備驗對。

三、前項印鑑卡一份轉送二科備用，二份交第一科電子影印後由驗對人員

4保管，以作驗對憑單簽證人員印鑑之依據，下班時需妥為貯存，以防

5意外。

四、印鑑更換時，應由原機關備函本處，並檢附新印鑑卡，敘明更換原因

6，舊印鑑停用日期與新印鑑啟用日期，以憑辦理印鑑卡之更換。

五、每一憑單由收件人員遞達時，依照憑單所填機關名稱抽出印鑑。用重

7疊對比法逐一驗對簽證印鑑，如發現印鑑不符，或簽證人員印鑑不全

8，模糊不清時，即填具憑單退件理由單辦理退件手續。

六、印鑑經驗對相符後，在憑單上加蓋驗對人員私章，以明職責。

1憑單之審核、記帳、餘額查對、覆核科長簽章之處理事項。

一、審核人員審核憑單內容。

（一）支用機關名稱代號包含檢查號碼有無錯誤。

（二）編製日期有無漏填或書寫錯誤。

（三）憑單編號，預算科目名稱及代號，包含檢查號碼，會計年度是否正

2確，有無漏列。

（四）支出用途有無漏列，如係撥還零用金或領用額定零用金有無超出規

3定限額。

（五）支出預付、暫付款項，有無註明用途。

（六）金額數字，單位有無遺漏，大小寫數字是否相符，有無塗改，大寫

4結尾無漏寫「整」或「正」字。

（七）受款人姓名、名稱、地址，有無塗改。

（八）領取支票方式是否選擇正確的一項，如係「自領」或「支用機關指

5定人員領取」者，領取支票憑證號碼有無填註，騎縫章有無漏蓋，

6屬於存帳者，除另有特別規定外，金融機構戶名、帳號有無漏填。

（九）附記事項如註記有「請勿劃線」或「取銷禁止背書轉讓」其末端有

7無加蓋簽證人員印鑑。

（十）附件是否齊全，有無短缺。

（十一）如有清單者，清單細數之和與憑單所列金額是否相符，及有無簽

8證。

（十二）支付電話、電報、水電等費如係存帳者，各代收銀行帳戶 帳號

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1各機關查詢支付之處理事項

一、各機關如有查詢或洽商公務時，屬於各經管人業務職掌範圍以內之事

2項，依權責由各經管人直接予以答覆處理。

二、所詢之事項，經管人無法解決時，報請稽核科長處理。

三、為簡化文書往來，及兼收時效起見，儘量利用電話洽商，重要者作成

3電話記錄，以備查考。

1空白支票之請領、保管、登記、編報。

一、空白國庫支票由國庫印製集中保管，本處領用國庫支票，應先確實估

2計需要數量，填具空白國庫支票請領單，備據呈請處長簽章用印，並

3於請領單附加第二科科長、經辦人員印鑑，由經辦人員向國庫署請領

4。

二、按前條請領空白國庫支票，依照國庫署「檢發空白國庫支票通知單」

5核發空白支票張數，按照號碼順序點收，並將領到之空白支票，登記

6「空白國庫支票登記簿」即分封成每一○○張一小包，會同會計室清

7點監封存放庫櫃妥慎保管。

三、未經簽開之空白國庫支票，己拆封使用者，應於每日作業前及結帳後

8按帳面點查一次，如發現有短少遺失，應即查明真相依照國庫支票管

9理辦法第十一條之規定辦理。

10庫櫃封存之空白國庫支票，應於每天啟閉庫時檢視封籤，如發現破損

1空白國庫支票檢發

一、根據手續完備經駐審人員核簽之付款憑單，由檢發人員覈實計算需要

2空白支票張數，檢同付款憑單，核明後檢發空白支票，檢發空白支票

3時應依支票號碼順序，並辦理左列事項：

(一) 在付款憑單支票號碼欄，填註支票號碼並在憑單上所設簽章欄簽章

4，以明職責。

(二) 在空白國庫支票登記簿檢發欄登記。

二、對補發、換發所需之空白國庫支票，應先驗明已奉核定之「補發國庫

5支票申請書」，「換發國庫支票申請書」並依照規定手續，補發或換

6發情形覈實檢發空白國庫支票，並辦理左列事項：

(一) 在原付款憑單第一聯註明換發新支票號碼，加蓋換發之日戳。

(二) 按補發或換發登記「換發國庫支票登記簿」或「補發國庫支票登記

7簿」。

1繕打簽開國庫支票。

2根據手續完備之付款憑單所檢發之空白國庫支票，以鋼筆用黑色墨水繕寫

3，受款人名稱及小寫金額，大寫金額則以打字支票機繕打。並注意左列要

4項：

一、支票上受款人姓名或名稱、金額，應根據付款憑單所填繕寫為準。

二、繕打時應注意字跡工整，正確無錯、避免支票污漬摺皺或破損。

三、繕打人員並應在付款憑單第一聯上簽章，以明職責。

1國庫支票特定標識戳記之應用。

2簽發之國庫支票具有特殊性質者，應依照左列規定加蓋特別戳記或標識。

3國庫支票經受款人指定存入其他金融機構存款帳戶，或受款人為政府機關

4或公營事業機構，其收受之款，依照規定須存放國庫或指定收存公款之銀

5行或經財政部核准之其他金融機關立戶支用者，應於票面劃平行線二道，

6並加蓋「本支票禁止轉讓」戳記。

7各機關薪餉工資及其他依規定代領轉發之各項津貼補助款項之國庫支票，

8應加蓋「本支票禁止轉讓」戳記。

9除前二項規定外，凡簽發國庫支票金額在新臺幣壹萬元以上未滿五萬元者

10，應加劃平行線二道，五萬元以上者，除加劃平行線二道外，並加蓋「本

11支票禁止轉讓」戳記。但金額未達上項限額，支用機關在付款憑單內註明

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1國庫支票簽發查核。

一、國庫支票簽開後應詳細覆核，覆核時應注意左列事項：

(一) 支票上受款人姓名或名稱、金額，確與付款憑單所列相符。

(二) 支票之繕打確屬符合規定。

(三) 支票上大小寫金額，確無字跡模糊或經更改塗改。

(四) 支票確無污漬、摺皺、或破損。

(五) 付款憑單上確已具備第一科覆核人員、及駐審人員之簽章。

(六) 已處理之支票張數與原檢附之空白國庫支票張數確屬相符。

(七) 付款憑單上附記欄所載事項，已否照辦，如不能照辦應查明其原因

2。

(八) 存入受款人金融機構存款帳戶支票、自領支票、郵寄支票及支用機

3關領回轉發支票，應按付款憑單「國庫支票領取方式」欄記載予以

4各色卷夾區分以便後段作業及封發人員易於區別。

(九) 國庫支票如有附件者，應加簽註明，核對封裝。

(十) 有關支付之其他應行注意事項。

二、國庫支票經覆核相符後，應由覆核科長 (稽核) 於付款憑單上簽章，

5以明職責。

6支票經各級覆核人員完成簽章手續簽妥後應辦理下列事項：

(一) 在付款憑單一、二聯上加蓋「付訖日戳」。

(二) 將付款憑單號數、支票號碼、金額，經端末機輸入電腦並依端未機

7紙帶逐筆核對若有誤漏即予更正，結帳後由電資組印製「簽發國庫

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1國庫支票封發。

2國庫支票之封發，應根據支用機關，在付款憑單「國庫支票領取方式」欄

3標明之領取方式處理。

(一) 存入受款人指定之金融機構存款帳戶。 (含電話 (報) 匯款)

(二) 受款人自領。

(三) 郵寄。

(四) 支用機關領回轉發－郵寄。

(五) 支用機關領回轉發－指定人員領取。

4存入受款人金融機構存款帳戶之國庫支票，應根據經電腦產生並印妥之存

5帳支票送件單加填戶號、戶名分送各金融機構簽收並將頁次在付款憑單第

6一聯上加戳註明遞送後將金融機構簽收之送件單訂存備查。配合國庫及臺

7灣銀行公庫部存匯作業需要，凡送存當地國庫機關專戶者，加填「國庫存

8款收款書」，送經臺灣銀行公庫部匯撥外埠機關專戶者，加填「庫款轉移

9入戶電 (信) 匯申請書」，隨存帳支票送件單送存 (匯) 。

10存入受款人帳戶之國庫支票因故退回時，應予暫行收存，登入「暫收退回

1簽發國庫支票印鑑送存更換

一、依據支付作業程序國庫支票業務處理之規定，本處簽發國庫支票，所

2使用之印鑑，應填具印鑑卡分別函送各國庫支庫一式三份作為驗對國

3庫支票印鑑之依據。

4上項印鑑送存，由第二科簽辦，應填具者：「送存國庫名稱」，本處

5「名稱」「地址」、「代號」、「電話」、「處長印鑑」 「檢送日

6期及文號」、「啟用日期」，背面加蓋本處之印信。

二、印鑑之更換；具備正式公函，檢送新印鑑卡一式三份，分送各國庫支

7庫，函末並應加蓋本處原留印鑑。

1已簽發國庫支票特殊事件處理。

一、已簽發之國庫支票，發生遺失、掛失止付，及補發、換發之受理，應

2按國庫支票管理辦法處理。

二、已簽妥之國庫支票，在未送達受款人之前遺失，經查明尚未兌付者，

3本處應依左列規定辦理。

(一) 填具國庫支票掛失止付通知單，通知兌付地區各國庫支庫止付。

(二) 登載當地暢銷之報紙一至三天聲明作廢。

(三) 將支票遺失及掛失止付情形，並檢附登載聲明作廢之報紙全份，呈

4報財政部 (國庫署) 。

(四) 登入掛失止付國庫支票登記簿。

三、受款人或執票人遺失國庫支票經向本處掛失得依據口頭或電話作成紀

5錄以電話通知國庫代庫先行止付，受款人或執票人並應依左列規定辦

6理：

(一) 登載本處認可之報紙一至三天聲明作廢。

(二) 填具國庫支票掛失止付申請書覓具經本處認可之保證人簽章，並檢

7附登載聲明作廢之報紙全份，向本處申請掛失止付。

(三) 依法向法院申請辦理公示催告程序。 (受款人遺失之國庫支票，其

8票面蓋有禁止轉讓戳記者得免辦之) 。

四、本處收到前條掛失止付申請書，經驗明手續完備後，應立即先以最迅

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1兌訖國庫支票核兌、保管、處理。

2按國庫分庫業務處理及國庫支票管理辦法，對已兌付國庫支票，經國庫分

3庫攝製微影膠片存查，即按支付處別及國庫支票號碼順序排列，編製「兌

4付國庫支票清單」，連同兌付國庫支票，分送本處。

5本處收到上項「兌付國庫支票清單」，及兌付國庫支票應作左列處理：

(一) 由會計室簽收，於辦妥兌付支票銷號工作簽經核閱後，送第二科繼

6續處理。

(二) 第二科將兌付之國庫支票，經核對後，按日彙訂，逐張編列序號，

7加封面頁註明日期、張數、編列檔號，妥填存放庫櫃保管。

(三) 處理銷毀，應依法規及制度規定之保管期限及處理規定會經駐審人

8員，主辦會計核簽呈准報上級機關核准後處理之。

1國庫支票誤付、重付、溢付之處理。

一、簽發國庫支票如發生誤付、重付、或溢付之情事，經查明尚未兌付者

2，應依國庫支票管理辦法之規定，通知有關之國庫代庫止代。

二、誤付、重付或溢付之國庫支票，在通知前，業經國庫兌付者，應簽報

3處長核定，轉報財政部核准後會會計室，據以編製會計憑證暫予轉列

4「應收回庫款」科目並應由第二科負責於十五日追回或由失職人員負

5責賠繳之。前項誤付、重付、溢付款載列後，應調整餘額登記簿並以

6書面通知駐審人員。

三、簽發國庫支票，如有短付情事，應根據付款憑單第一聯，按短付金額

7，補開國庫支票發給受款人，並將補開國庫支票日期及金額於付款憑

8單第一聯有關欄內分別註明。

四、誤付、重付、溢付發生時，對失職人員之責任，追究議處之。

1支付結算編報事項

一、付款憑單經完成簽發國庫支票付訖後，第二科應將第二聯即予退還第

2一科作為核對當日支付工作底稿之依據。

二、每日於支付截止後，應完成下列結算作業。

(一) 結算當日檢發空白支票張數，並將剩餘空白支票及作廢支票繳回點

3收存入庫櫃保管。

(二) 候領支票，除上日結存外其本日之簽發及本日支出，均應經端末機

4輸入電腦，並印製「國庫支票盤存表」並逐筆與本日結存之候領支

5票張數詳為盤點張數及金額全屬相符加鎖妥後，入庫櫃保管。

(三) 「存帳」及「郵寄」國庫支票，應將當日簽發張數金額分別結算，

6其當日逾時未及送存之支票，應封存庫櫃保管。翌晨上班時立即補

7送。

(四) 綜計空白支票管理領發結存各數，簽發國庫支票張數金額，註銷國

8庫支票，特殊待辦支票，候領支票等項數額，結合第一科支付憑單

9資料，編列「每日支付作業綜合日報表」，作為勾稽各工作點結算

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1總預算外幣經費結匯通知單簽發。

一、依據各機關所簽付款憑單，在附記事項欄列明支付外幣種類、金額、

2折合率，及以結匯銀行為受款人者，查核所請結匯外幣係屬核定之「

3外匯支出數額估計分配表」內所列之計劃科目及數額確屬者簽發之。

二、總預算外幣經費結匯通知單一式二聯，填發時編列年度序號並在原簽

4付款憑單上加蓋「結匯通知單 (編號) 已簽發」戳記，按程序簽發，

5第一聯 (含副聯) 併所簽國庫支票交支用機關辦理結匯，第二聯按編

6號彙訂存查。

1會計室經辦國庫出納會計支付部份，應依該制度之有關規定切實辦理，並

2與國庫署會計室密切連繫。

本處概 (預) 算會計室應遵照編審程序及進度依限完成。

1會計室應根據本處處長副處長核定之業務或工作計畫及內部單位提供之資

2料核實編列概算並應根據核定之歲出預算限額及計畫之優先順序編製年度

3預算。

1會計室應根據本處業務或工作計畫之預定實施進度編擬分配預算核定後，

2應嚴格遵照執行，各項經費不得提前支用，亦不得為超過法定預算之債務

3或契約責任之承諾。

1本處經費之流用分配預算之修改追加預算或動支預備金案之提出，會計室

2必須詳慎審核，確認於原預算內無法容納並合於法令規定者，始得依法定

3程序辦理。

1會計室於年度終了對本處經費已發生債務或契約責任需保留經費於下年度

2繼續支用者，應根據契約或其他確實之原始證件依照法令規定報請核准保

3留。

1會計室辦理決算時應就預算執行情形、計畫完成程度及成本效益比較，作

2成檢討分析附具改進意見，呈報處長副處長及財政部會計處。

會計室於編製預算績效報告及決算報告時，得運用統計配合作業。

1會計室悉依據會計法令參照本機關業務特性設計本機關會計制度並隨時注

2意修訂適應管理需要。

1會計室對於財務收支，應依法定預算嚴密控制，對於現金、票據、證券之

2出納、保管、移轉及財產物品之增減、保管、移轉應依規定程序切實查核

3，如發現與預算計畫不符或不盡不實不法之情事，應依會計法第九十九條

4規定辦理。

有關設定預算負擔之一切契約，應由會計室事先審核簽證。

1審計機關決定剔除之經費，會計室應即通知經辦單位或有關人員限期申復

2，應追繳者限期追繳。

1會計室對於應收應付、暫收暫付、代收代付等帳款，應規定處理責任與清

2理辦法，切實執行並按月簽註意見呈報機關長官。

1會計室對有關本處政事費用、業務成本，應詳實計算與表達，以應行政管

2理之需要。

1會計室經辦帳目悉依會計制度日清、月結、依限編造會計報告與績效報告

2，分送有關機關並向本機關公告。

會計室承處長副處長之命，依法辦理本處內部審核事宜。

會計室應接受財政部統計長之指導，辦理有關統計事宜。

1會計室就本處業務需要擬訂方案並定期編製統計報告，以供處長副處長為

2施政之參考。

1會計室應遵照處長指示擬定計畫為專題之統計並檢討分析，以供核計績效

2之參考。

會計室設立統計資料檔，加強管理充分運用。

會計室人事案件，應依照主計系統之規定處理。

1系統設計與規劃事項

一、依據核定納入電子計算機處理之業務內容與要求按照系統規劃之方法

2作成系統設計。

二、系統之設計必需合乎實際需要達成要求之目標。

三、系統設計應具備詳細之系統流程圖及中文說明呈報核准後實施。

四、系統設計經核准後依據設計內容填妥程式寫作說明書分派程式，指定

3程式員設計程式。

1程式設計事項

一、依據指定之程式說明，被指定使用之語言撰寫程式。

二、程式撰寫完畢後填寫程式輸入及檔案建立申請單經主管核准後辦理輸

2入及測試工作。

三、經測試妥善之程式，經系統測試後需填寫程式說明書內容包括功能說

3明系統流程及必要之紀錄長度內容，集中保管。

1檔案管理事項

一、儲存體應依功用編號以貯存線上作業檔案，暫存檔案長期貯存檔案。

二、檔案者係指存入儲存體之程式及資料而言。

三、各項檔案之編號應分類編排，不得重覆，並應設簿管制。

四、對申請輸入之檔案在測試期間得自行編號但仍須核准，測試完成後正

2式使用時應納入系統編號以資管制。

五、作廢之檔案應填具檔案作廢申請單經核准後交管制人員自儲存體內清

3除。

六、檔案應經常整理，如貯存體內之檔案與管制簿內之記載不符時，應即

4查出原因，隨時更正。

七、線上作業貯存體每六個月作一次重組。

1機具管理事項

一、機具應注意平時維護，故障時非自身能力能排除者應即通知維護公司

2前來維護。

二、每日開機時應按總開關，分開關、主機開關、磁碟控制機開關 磁碟

3機開關、磁碟運轉開關，順序開啟電源，關機時反其順序而行。

三、關機後，溫度在攝氏十八度以下，濕度在六十五度以下時磁碟需運轉

4十分鐘以上始能作磁碟作業。

四、主機房應注意清潔，每日由值早班人員打掃，除食物、強性磁力機具

5不得攜入機房外並嚴禁吸煙、火燭及危險物品入內。

五、非經主縵核准不得任意進入機房操作機器。

六、各科室之端末機具等亦應經常清理。

1資料處理事項

一、日常原始資料輸入工作由作業科室擔任；資料之彙集整理及分批處理

2作業由電子資料處理組擔任。

二、各項資料應有備份存檔以策安全。

三、各項資料存檔應備有檔案來說明。

四、檔案說明包括資料期間，記錄長度及內容等要項。

五、各項資料之保存時間有規定者，依其規定，無規定者按資料之時效保

3存，過期失效之資料經申請核准後銷毀。

1有關本處文書處理悉依左列各項規定辦理之。

一、收文，分文處理程序如左：

（一）收文人員收到公文，經點收無訛後，應就送件人所持送件簿或回單

2上加蓋註有年月日之收件章，無上項手續者，應填給收據。

（二）收件時應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應在送件簿上

3或單據上註明。

（三）收文人員應將收件拆封點驗並核對附件是否相符，有錯誤或短缺者

4，應立即註明，除將原公文封保留外，並以電話或便箋向發文機關

5查詢請其更正或補送。

（四）拆封後應檢視文內發文日期，或公文封上之郵戳日期是否相符，如

6發文日期或到達郵局之郵戳日期與本處收文人員收到日期相隔在三

7天以上者，應在文件旁註明「本件於Ｘ月Ｘ日Ｘ時收到」字樣，並

8保留原信封。

（五）收文人員將所收之普通公文編號、登簿、摘由分送各承辦人員簽收

9，急要文件先提送各有關科室主管分辦，特急件、電報及絕對機密

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1有關本處公文檔案及帳冊報表等歸檔暨公文稽催，悉依左列各項規定辦理

2。

一、本處文書檔案，設置檔案室，由總務室指派專人掌管。

二、每日由收發人員將已發公文文稿連同相關案件彙齊送檔案室點收。

三、承辦人員對於發文稿如需即速繼續辦理者，於擬辦時在稿面註明稿退

3承辦人並經科室主管簽章後得由收發人員逕行退還續辦。

四、無收文亦無發文之簽呈、報告、計畫方案等，經核批成案者，編列發

4文字號納入檔案管理。

五、左列各款文件、物品、由主管科室自行妥慎管理：

（一）現金、有價證券及其他貴重物品。

（二）已作廢之有價證券，但作為附件之單帳而有參考價值者不在此限。

（三）無關公文又無參考價值之文件、圖書、雜誌、便條及紙片等。

（四）其他不需要歸檔之文件。

5各種帳冊憑證案據，均俟每年度終了，經決算審查完備後，即行整理

6編號歸檔。

六、本處檔案按業務分為秘書室、一科、二科、總務室、會計、人事 安

7全等七類，類以下置綱，綱以下置目，目以下置節。所有類、綱、目

8、節之範圍，應有具體說明，以定每一文卷之歸屬。

七、各類綱目節之名稱變更及增刪，由總務室會同各有關單位依據實際需

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本處職員服務，應恪守公務員服務法及有關法令之規定。

1本處職員辦公時間，依法令規定，每日按時到處辦公，並將承辦工作具體

2記載，作為長官考核之參考。

各種例假，循例休息，但須派員輪值，必要時得臨時召集辦公。

1本處任 (遴) 用職員，經呈奉核准派代後，由人事室通知被派代人辦理報

2到手續，會知有關單位簽請首長批示，再依有關法令辦理送審，俟銓敘部

3審定結果通知到處後，會知會計室、總務室。

4前項任 (遴) 用審查核定實授人員，由人事室辦理任命事宜，第一至第五

5職等由處發給務委任令， 六職等以上呈部轉請任命之。

1奉准離職人員，須填寫離職人員報告單，會知各科室組，並將經辦各項業

2務及應行交待事項移交竣事，呈奉核准後核發離職證明書交由人事室辦理

3，方得離職。

1平時勤惰，由人事室查核，凡請假、公出人員均須填單奉准後方得離公，

2並將請假單送人事室記存。

1年終考績，及另予考績，由人事室依照平時考核紀錄，查填考績表，送各

2科室主管初考，彙送考績委員會評議後簽請處長核定，並依限分別列冊報

3轉上級機關。

人事動態，由人事室隨時通知會計室、總務室及有關單位。

1本處經費概 (預) 算及分配預算，由會計室依據本處年度工作計畫、處長

2副處長指示及有關科室組供給資料編製，決算依據年度收支結果編製。

1款項收支由總務室承辦會會計室審核憑證呈奉核定據以循序核章後送總務

2室執行收支後，再送還會計室登帳。

1各項費款支出，除法令有特別規定外，悉依左列規定辦理。

一、人事費

(一) 本處員工每月薪餉應於當月三日以前發放，薪俸工餉名冊，由總務

2室指定人員編造，送人事室查核簽章後於上月二十五日前送會計室

3核簽支付憑證。

(二) 新到職或離職之員工依照人事室之通知按日計算薪給，如有預領應

4分別辦理繳回，並通知會計室收帳。

(三) 其他有關人事費用，概由總務室據實分別造冊彙送人事室核實簽證

5由會計室會簽呈批後支付之。

(四) 各種超時加班，非經呈准不予支付。

二、事務費

(一) 員工交通費統籌造冊按距離遠近轉車次數及規定之上下班次數核實

6發給並按公共汽車每張普通票價計算之。

(二) 員工房租、子女教育等各項補助費會同人事室送會計室核簽呈批後

7支付之，其支給標準另訂之。

(三) 本處支付公共事業及固定支給標準之費用如汽車牌照稅、工程受益

8費、水電、電話、報、郵票 (應設簿登記使用情形備核) 、油料 (

9應設置用油記錄備核) 、汽車燃料費，均按實際需要列單送由會計

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1本處財產之增減登記列報，除法令另有規定外依左列各項辦理：

一、本處財產管理，係指有關財產之登記、增置、養護、減損及報廢財產

2之處理等事項。

二、財產之範圍包括土地、建築物、交通工具、器具、儀器、圖書 各項

3設備及其他各項財產。

三、前條所稱之財產、耐用年限，應在二年以上，其耐用年限不足二年，

4及零星小工具、器皿、文具等統稱為物品。

四、本處之財產管理總務室與使用單位分別辦理。

（一）總務室：負責辦理財產之增減、保管、養護、修繕、移動登記、報

5繳稅捐及處理財產糾紛等工作。

（二）使用單位：負責辦理所使用財產之保管。

五、財產之登記，依財產之類別，予以分類編號，其規定如左：

（一）種類編號：依會計部門之各財產科目編號。

（二）分類編號：依各類財產科目之子目編號。

（三）型式編號：依各類財產科目子目之型式編號。

（四）數量編號：依購置數量次序先後，按型式順序編號，為型式編號之

6子目。

六、財產登記，應備置左列各項帳表、單證、及卡片。

（一）帳表部份

71.財產分類編號登記簿。

82.財產分類明細表。

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1凡零星小工具、器皿、文具及一般用具等消耗物品之購賣，依使用科室實

2際需要用量，先填入申請單先會總務室與會計室呈奉批准後依法購買，再

3以領物單配發之。

1本處工友之僱用、考核、獎懲，除法令另有規定外悉依左列各項辦理。

一、本處工友管理由總務室負責。

二、工友僱用：分公開招考與登記選用兩種。

三、僱用標準：

（一）國民學校以上畢業或具有同等學歷者。

（二）思想純正、品行端正，無不良嗜好者。

（三）年齡在十六歲以上，五十歲以下者，但如體格健壯能力優良適合本

2處工作者得酌予放寬。

（四）有戶籍及身份證者。

（五）經醫院體格檢查身心健康體力足以勝任所指派之工作者。

（六）軍中退伍士官兵符合標準者。

四、新僱工友應填繳之表件如左：

（一）二寸半身照片三張。

（二）服務志願表一份。

（三）履歷及家庭狀況調查表三份。

（四）體格檢查表一份。

（五）保證書一份。

（六）戶籍謄本一份。

五、凡被保之工友，如有虧佔公物、違法舞弊、畏罪潛逃、手續不清、擅

3離職守、與竊盜物品者，保證人應負責追繳與賠償責任。

六、工友待遇照一般公務機關待遇支給之。

七、本處工友之僱用、解僱與考核由總務室簽會人事部門辦理之。

八、工友工作由總務室按照技工（技工與工友分派各科室服勤者由科室主

4管指派工作）駕駛及一般工友工作之性質，明確規定之。

九、工友每日工作時間以配合本處辦公時間及其經常應辦工作為準，各科

5室如因業務需要加班時，工友得隨之加班，並按規定報領加班費和誤

6餐費。

十、工友每日應按時上班，並按時簽到，因公因病缺席必先請假。如因工

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1有關交通車輛：以集中管理為原則，憑申請單派遣，其油料依照上峰標準

2規定覈實核發。

有關環境清潔及賓客接待等事項指派專人辦理之。

本細則報財政部核定後施行。